Les déplacements professionnels en entreprise constituent un poste de gestion relativement important, surtout dans les grandes sociétés. Pour optimiser les coûts de gestion et faciliter le travail des services financiers et de voyages, diverses solutions sont généralement suggérées aux entreprises, notamment l’externalisation. Zoom sur quatre avantages pratiques que vous procure le fait de recourir à une agence spécialisée.
Un gain de temps intéressant
En entreprise, le temps vaut de l’or et toutes les solutions sont bonnes pour en optimiser la gestion. Quand on considère le temps que doivent consacrer les services de voyages dans les grandes entreprises pour préparer les voyages professionnels, le recours à une agence spécialisée pour la gestion des déplacements pro en entreprise est plus que pertinent.
En effet, externaliser la préparation de vos voyages professionnels vous dégage du temps pour vous occuper de votre cœur de métier. Vos équipes autrefois affectées à cette tâche peuvent davantage s’investir dans l’atteinte des objectifs de l’entreprise, à travers un redéploiement stratégique. Vous préparez alors votre déplacement professionnel en toute sérénité, avec la garantie que tout est pris en charge par un professionnel.
Faire de bonnes économies
Les agences de voyages jouissent en règle générale de certains privilèges auprès des structures comme les agences de voyages, de location de voitures et auprès d’hôtels, ce qui vous permet d’avoir des coûts intéressants pour les différents services. Vous pouvez donc faire des économies sur votre budget, grâce aux bonnes affaires que votre agence vous permet de réaliser. De même, le fait de pouvoir faire toutes vos réservations par le biais d’une seule et même plateforme facilite la tâche de vos services financiers et la vôtre également.
Il est désormais possible, via des plateformes intuitives et dynamiques mises à disposition des entreprises par les agences de voyage de soumettre ou approuver en un seul clic toutes les dépenses relatives aux voyages professionnels. Vous pouvez donc reverser en toute simplicité et en seulement quelques clics, toutes les données concernant les déplacements professionnels dans votre écosystème de comptabilité.
Une gestion plus optimisée
La gestion des notes de frais constitue un véritable casse-tête en entreprise. Les services financiers y consacrent généralement beaucoup de temps, une situation que vous permet d’améliorer un bon service de gestion de voyages professionnels. Grâce à une plateforme moderne comme supertripper par exemple, dites désormais adieu aux notes de frais ! Toutes les dépenses liées aux déplacements professionnels sont centralisées et l’outil génère directement des factures, pour simplifier votre comptabilité.
Par ailleurs, grâce à une agence de voyages pour entreprises, vous n’avez plus aucune avance de frais à rembourser. L’agence se charge d’engager toutes les dépenses et vous fournit une facture unique. Certaines disposent d’une plateforme intuitive par laquelle vos collaborateurs peuvent faire des réservations sans carte bancaire, sur un compte lié à votre entreprise. Vous avez donc une vue d’ensemble de toutes les dépenses grâce à une facturation centralisée, pour une meilleure gestion du poste voyages pros.
Un service client à l’écoute
Le service client de votre agence de gestion de voyages d’affaires est constitué de personnes bienveillantes et à l’écoute de vos préoccupations. Elles vous accompagnent de bout en bout durant la préparation de votre voyage, vous donnent les meilleurs conseils et vous font les meilleures recommandations, afin de s’assurer que votre déplacement soit un franc succès. Généralement accessible 24h/24 et 7 j/7, le service client vous offre la garantie et la sérénité de toujours avoir un interlocuteur, lorsque survient le moindre problème durant votre voyage.
Peu importe la taille de votre entreprise, vous pouvez avoir la certitude que chacune de vos préoccupations sera prise en compte et solutionnée dans les meilleurs délais. Le service client des agences de voyage pour entreprises est généralement disponible en plusieurs langues, ce qui fait que vous pouvez tout aussi bien externaliser la préparation du séjour d’un de vos partenaires d’affaires dans votre ville. Cela ne fera qu’améliorer l’image de marque de votre entreprise.
En somme, il existe de nombreux avantages à externaliser la gestion des voyages professionnels au sein de votre entreprise. Avec une agence de voyage pour entreprises de bonne réputation, vous aurez toute la tranquillité et toute la sérénité nécessaires à la réussite de vos déplacements professionnels.
